Документированная информация в системе менеджмента

Документированная информация - это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит.

К документированной информации системы менеджмента качества могут относиться документы (внутреннего происхождения - стандарты организации, регламенты, положения, инструкции, др.; внешнего происхождения – законы, постановления, руководящие документы и др.) и записи (журналы, акты, протоколы, отчеты, справки, анкеты, данные информационных автоматизированных систем и др.).

В организации для каждого вида документированной информации, т.е. для каждого документа и(или) записи, должны быть определены требования к доступу, т.е. необходимо определить: кто, когда, в каком виде, на какой срок и т.д. может воспользоваться и каким образом воспользоваться (ознакомление, или ознакомление с разрешением на внесение изменений) конкретной документированной информацией.

 Документированная информация должна надежно защищаться от несоблюдения конфиденциальности (так называемая утечка информации), что включать защиту от несанкционированного доступа внутри организации и со стороны представителей сторонних организаций.

К мерам защиты документированной информации можно отнести, например:

•  применение порядка разработки, согласования и утверждения стандартов организации;

•  использование механизма создания рабочих инструкций;

•  применение требований к управлению внешней документации и к управлению внутренней документации;

•  разграничение доступа к документированной информации внутри организации;

•  ламинирование документации на бумажном носителе;

•  разработка перечней документации, применяемой для конкретных видов деятельности, для конкретных подразделений и(или) для отдельных должностных лиц и др.

Управление документированной информацией включает также и ее использование. Именно четкое применение того, что указано в документированной информации, обеспечивает выполнение каждым работником организации своих функциональных обязанностей в полном объеме и с максимальной результативностью и эффективностью для компании.