Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
К документированной информации системы менеджмента качества могут относиться документы (внутреннего происхождения – стандарты организации, регламенты, положения, инструкции, др.; внешнего происхождения – законы, постановления, руководящие документы и др.) и записи (журналы, акты, протоколы, отчеты, справки, анкеты, данные информационных автоматизированных систем и др.).
В организации для каждого вида документированной информации, т.е. для каждого документа и(или) записи, должны быть определены требования к доступу, т.е. необходимо определить: кто, когда, в каком виде, на какой срок и т.д. может воспользоваться и каким образом воспользоваться (ознакомление, или ознакомление с разрешением на внесение изменений) конкретной документированной информацией.
Документированная информация должна надежно защищаться от несоблюдения конфиденциальности (так называемая утечка информации), что включать защиту от несанкционированного доступа внутри организации и со стороны представителей сторонних организаций.
К мерам защиты документированной информации можно отнести, например:
-
применение порядка разработки, согласования и утверждения стандартов организации;
-
-
использование механизма создания рабочих инструкций;
-
-
применение требований к управлению внешней документации и к управлению внутренней документации;
-
-
разграничение доступа к документированной информации внутри организации;
-
-
ламинирование документации на бумажном носителе;
-
-
разработка перечней документации, применяемой для конкретных видов деятельности, для конкретных подразделений и(или) для отдельных должностных лиц и др.
Управление документированной информацией включает также и ее использование. Именно четкое применение того, что указано в документированной информации, обеспечивает выполнение каждым работником организации своих функциональных обязанностей в полном объеме и с максимальной результативностью и эффективностью для компании.
34 
