Hujjatlashtirilgan axborotlar – uni identifikatsiyalashga imkon beradigan tafsilotlar bilan moddiy vositada qayd etilgan ma’lumotlardir.
Sifat menejmenti tizimining hujjatlashtirilgan axborotlariga hujjatlar (ichki - tashkilot standartlari, reglamentlar, qoidalar, koʻrsatmalar va boshqalar; - qonunlar, qarorlar, boshqaruv hujjatlari va boshqalar) va qaydlar (jurnallar, dalolatnomalar, bayonnomalar, hisobotlar, sertifikatlar, anketalar, avtomatlashtirilgan tizimlar ma’lumotlari va boshqalar) kirishi mumkin.
Tashkilotda hujjatlashtirilgan axborotlarning har bir turi uchun, ya’ni har bir hujjat va (yoki) qaydlar uchun kirish talablari aniqlanishi kerak: kim, qachon, qanday shaklda, qancha vaqt va boshqa muayyan hujjatlashtirilgan axborotlardan qanday foydalanishi mumkin (tanishish yoki oʻzgartirish uchun ruxsat bilan tanishish).
Hujjatlashtirilgan axborotlar maxfiylikka rioya qilmaslikdan (axborotlarning tashqariga chiqib ketishidan) ishonchli himoya qilinishi kerak, bu tashkilot ichida va uchinchi tomon vakillari tomonidan ruxsatsiz kirishdan himoya qilishni oʻz ichiga oladi.
Hujjatlashtirilgan axborotlarni himoya qilish choralariga quyidagilar kiradi, masalan:
-
tashkilot standartlarini ishlab chiqish, kelishish va tasdiqlash tartibini qoʻllash;
-
-
ish qoʻllanmalarini yaratish mexanizmidan foydalanish;
-
-
tashqi hujjatlarni boshqarish va ichki hujjatlarni boshqarish talablarini qoʻllash;
-
-
tashkilot ichidagi hujjatlashtirilgan axborotlarga kirishni chegaralarini belgilash;
-
-
qogʻozdagi hujjatlarni laminatsiyalash;
-
-
muayyan faoliyat turlari, muayyan boʻlinmalar va (yoki) alohida mansabdor shaxslar uchun qoʻllaniladigan hujjatlar roʻyxatini ishlab chiqish va boshqalar.
Hujjatlashtirilgan axborotlarni boshqarish undan foydalanishni ham oʻz ichiga oladi. Hujjatlashtirilgan axborotlarda koʻrsatilganlarning aniq qoʻllanilishi, har bir xodim oʻz funtsional vazifalarini toʻliq bajarishini va kompaniya uchun maksimal natijaviylik va samaradorlik bilan tashkil etishini ta’minlaydi.
42 
